کنفرانس چیست و ویژگی های آن
کنفرانس کلمه نام آشنایی است که احتمالا بارها و بارها به گوش اغلب افراد رسیده است. کلمه کنفرانس دارای ریشه های فرانسوی است. این کلمه در زبان انگلیسی کانفرنس تلفظ می شود و در زبان فارسی نیز کلمه همایش ترجمه لغت کنفرانس به حساب می آید. کنفرانس یا همایش با اهداف کوچک و بزرگ مختلف و در مکان های متفاوت برگزار می شود.برگزاری کنفرانس می تواند یک یا چند هدف مختلف را پوشش بدهد. سخنرانان یک کنفرانس نیز می تواند از یک تا چند نفر متغیر باشند.
برخی کنفرانس ها در سطوح بین المللی، برخی در سطوح کشوری و برخی از آن ها در سطوح درون سازمانی برگزار می شوند. برگزاری کنفرانس در هر سطحی، هدف یا اهدافی را دنبال می کند. برنامه ها و سخنرانی های هر کنفرانس نیز در راستای هدف دنبال شده هستند و شاید حتی کنفرانس ها را در بخش ایونت مارکتینگ ها هم گاهی قرار بگیرند، که این مسئله بسیار قابل تأمل است.
برخی از کنفرانس ها بخشی از یک ایونت بزرگ هستند. این رویداد ها معمولا برنامه ریزی های بلند مدتی دارند. به دلیل اهمیت ایونت و گستردگی امور مربوط به آن، برنامه ریزی و هدف گذاری برای برگزاری ایونت ها از مدت ها قبل از اجرای آن ها شروع می شود. کنفرانس یا کنفرانس های برگزار شده در این ایونت ها نیز از مدت ها قبل برنامه ریزی و هدف گزاری می شوند.
هدف از جمع آوری مطالب این مقاله آشنایی با کنفرانس و ویژگی های ضروری آن است. در ادامه مطلب به نحوه مناسب اجرای ایونت و ویژگی های یک کنفرانس مفید خواهیم پرداخت. با همراهی ما تا انتهای متن بر اطلاعات خود در این حوزه بیافزایید و از نکات کاربردی آن بهره مند شوید.
ویژگی های یک کنفرانس خوب
مواردی که در ادامه مشاهده می نمایید، از مهم ترین فاکتور های برگزاری یک ایونت موفق هستند. در ادامه مطلب نیز این فاکتور ها را با جزئیات بیشتری بررسی می نماییم.
- جمع آوری تجهیزات مناسب
- مدیریت زمان
- خلاقیت در ارائه مطالب و مدیریت جلسه
- استفاده از تکنولوژی های جدید
- چک کردن تجهیزات
حال هرکدام از موارد ذکر شده را بررسی می کنیم.
جمع آوری تجهیزات مناسب
وابسته به نوع کنفرانس باید تجهیزات مورد نیاز آن را تهیه کرد. کنفرانس های آنلاین که امروزه به دلیل شیوع کرونا گستردگی بالایی پبدا کرده اند، نیازمند تجهیزاتی متفاوت از کنفرانس هایی است که به صورت حضوری برگزار می شوند. کنفرانس های حضوری نیز وابسته به موضوعات مطرح شده در کنفرانس، تعداد شرکت کنندگان، محل برگزاری و غیره نیازمند تجهیزات خاصی است.
برای کسب اطلاعات کاربردی در حوزه ی برگزاری ایونت ها، به مقاله ی اختصاصی ایونت مارکتینگ مراجعه فرمایید
پیش از شروع هر کنفرانس باید نسبت به تهیه ابزار و لوازم جانبی مربوط به ایونت اقدام کرد. لازم است از کیفیت لوازم و ابزار تهیه شده و عملکرد درست و مناسب آن ها اطمینان کسب کرد. برای اطمینان خاطر از برگزاری هرچه بهتر کنفرانس لازم است از برخی تجهیزات مانند گوشی ها و میکروفون ها، تعدادی بیشتر از تعداد شرکت کنندگان وجود داشته باشد تا در صورت بروز مشکل بتوان در کم ترین زمان ممکن جابه جایی لازم را انجام داد.
مدیریت زمان
به طور کلی مدیریت زمان در هر حوزه ای الزامی می باشد، مانند سئو سایت که همیشه به آن اشاره می شود. زمان در نظر گرفته شده برای هر کنفرانس باید با برخی عوامل هماهنگی داشته باشد. زمان درخواستی سخنران، تعداد سخنرانان، تعداد مباحث مورد نظر، زمان کلی ایونت و غیره از عوامل مهمی هستند که روی مدیریت زمان هر کنفرانس اثرات مهمی می گذارند. برنامه ریزی این عوامل و هماهنگی آن ها با سخنران یا سخنرانان قدم بزرگی در برگزاری یک ایونت موفق و مفید است.
خلاقیت در ارائه مطلب و مدیریت جلسه
با توجه به این که افراد در طول جلسه در حالت سکون قرار دارند و به دلیل پایین بودن تنوع در موضوعات یک ایونت، حفظ شادابی و پویایی یک کنفرانس کار بسیار مهمی به حساب می اید. استفاده از مجریان ماهر، افکت های صوتی و تصویری جذاب، ابزار پیشرفته و جدید و مسائلی از این دست کمک بزرگی به مدیریت هرچه بهتر جلسه خواهد کرد.
از طرفی نحوه ارائه مطالب نیز عنصر بسیار مهمی است. برای ارائه مطالب به صورت حرفه ای و خلاقانه لازم است هم ابزار مورد نیاز برای این امر را تهیه کرد و هم به ارائه شیوه های موثر ارائه مطلب برای سخنرانان پرداخت و ذهن آن ها را برای ایجاد روش های خلاقانه آماده کرد.
استفاده از تکنولوژی های جدید
علم و تکنولوژی مدت ها است که با سرعت زیادی در حال پیشرفت هستند. به دلیل پیشرفت سریع تکنولوژی و علم، تجهیزات و امکانات در همه دسته ها به سرعت پیشرفت می کنند. تجهیزات برگزاری کنفرانس نیز از این قاعده مستثنی نیستند. از انواع صندلی ها و گوشی و میکروفون ها تا نرم افزار های اجرای کنفرانس همگی با به روز رسانی های جدید در انواع مختلف به بازار عرضه می شوند.
بهره برداری از تکنولوژی های جدید در برگزاری کنفرانس دو مزیت کلی دارد. برای صحبت درباره اولین مزیت آن می توان به این اشاره کرد که با استفاده از این تجهیزات کارهای مربوط به ایونت آسان تر و سریع تر پیش خواهند رفت. مورد مهم دوم نیز این است استفاده از تکنولوژی روز دنیا و آشنایی با آن ها نشان دهنده حرفه ای بودن شماست
بررسی مجدد تجهیزات
به غیر از اینکه جمع آوری و نصب تجهیزات یکی از مهم ترین مراحل برگزاری یک ایونت موفق است، اطمینان از کارایی ابزار و تجهیزات نیز گام بسیار مهمی به حساب می آید. عاقلانه است که پیش از شروع به برگزاری کنفرانس یک بار دیگر همه سخت افزار ها، نرم افزار ها، تجهیزات سخنرانان، تجهیزات شرکت کنندگان و سایر تجهیزات موجود برای برگزاری کنفرانس را بررسی کرد و از درست بودن کارکرد آن ها اطمینان کسب کرد.
کنفرانس دادن چگونه است؟
تمرین مهارت‌های سخنرانی
برای تقویت مهارت‌های سخنرانی و فن بیان، تنها به تمرین بخش‌های ابتدایی بسنده نکنید. همه ما می‌دانیم که آمادگی و تمرین کافی باعث افزایش اعتماد به نفس شده و آرامش بیشتری هنگام ارائه به ما می‌دهد. اما در میان برنامه‌های پرمشغله، پیدا کردن زمان کافی برای تمرین کامل یک ارائه میتواند چالش‌برانگیز باشد. اگر فرصت‌های محدودی برای تمرین دارید، نیازی نیست که همیشه از ابتدا شروع کنید.
بهتر است هر بار از بخش‌های مختلف ارائه تمرین خود را ادامه دهید تا در نهایت همه قسمت‌ها را حداقل یک‌بار مرور کرده باشید. علاوه بر این، آماده شدن برای بخش پرسش و پاسخ نیز بسیار مهم است. ارائه خود را مرور کنید و سعی کنید سوالاتی که ممکن است مطرح شوند را پیش‌بینی کرده و برای پاسخ به آنها آمادگی داشته باشید.
برنامه‌ریزی مؤثر برای سخنرانی
برای داشتن یک ارائه موفق، از قبل برنامه‌ریزی کنید. در صورت امکان، محل سخنرانی را از پیش بررسی کنید تا با فضا آشنا شوید. مطمئن شوید که تمام تجهیزات مورد نیازتان در دسترس بوده و به درستی کار می‌کنند تا در لحظات آخر با مشکلات غیرمنتظره مواجه نشوید. همچنین، با قدم زدن در اطراف صحنه، به محیط تسلط بیشتری پیدا کنید. یادداشت‌های خود را همراه داشته باشید و بررسی کنید که در شرایط نوری اتاق، به راحتی قابل خواندن باشند.
در صورتی که از تجهیزات شخصی استفاده می‌کنید، محل پریزهای برق و کلیدهای نور را از قبل شناسایی کنید تا در لحظات پایانی مجبور به جستجو و اتلاف وقت نشوید. این نوع برنامه‌ریزی دقیق، یکی از راه‌های کلیدی برای داشتن یک کنفرانس موفق است.
مدیریت اضطراب در سخنرانی
برای کاهش استرس هنگام ارائه، بهتر است زودتر به محل سخنرانی برسید و یک بررسی نهایی انجام دهید. آیا همه چیز مطابق نیاز شما تنظیم شده است؟ اضطراب میتواند باعث افزایش ترشح آدرنالین شود که ضربان قلب را بالا برده، ذهن را آشفته کرده و موجب خشکی دهان و تعریق میشود.
روش‌های فیزیکی برای کنترل استرس شامل تنفس عمیق، لبخند زدن و نوشیدن جرعه‌ای آب است. همچنین میتوانید از تکنیک تجسم ذهنی استفاده کنید؛ خود را در حال ارائه‌ای موفق و تأثیرگذار تصور کنید که با آرامش و تسلط به مخاطبان توضیح می‌دهید.
اعتمادبه‌نفس در سخنرانی به دو عامل بستگی دارد: مهارت و باور ذهنی. هرچه بیشتر تمرین کنید، نه‌تنها مهارتتان افزایش می‌یابد، بلکه باور شما نسبت به توانایی ارائه بهتر نیز تقویت میشود. با تجربه بیشتر، تسلط و آرامش بیشتری پیدا خواهید کرد، و در نتیجه، استرس کمتری را تجربه خواهید کرد.
اهمیت زبان بدن در سخنرانی
کنترل زبان بدن و مدیریت احساسات میتواند تأثیر زیادی بر ارتباط شما با مخاطبان داشته باشد. برای داشتن یک ارائه موفق، آگاهی از اصول زبان بدن ضروری است. برخی حرکات و رفتارها می‌توانند تأثیر مثبت بگذارند، در حالی که برخی دیگر ممکن است ارتباط شما را تضعیف کنند.
مزایا و معایب کنفرانس تحت وب یا ویدئویی
برای برگزاری یک ویدئو کنفرانس خوب باید نکاتی را در نظر بگیریم. یک ویدئو کنفرانس در محیط مجازی برگزار میشود، پس نباید توقع داشت که به همان صورت حضوری برگزار شود.
نکات برگزاری یک ویدئو کنفرانس خوب
- استفاده از تجهیزات و سیستم های قابل اطمینان برای کنفرانس مجازی
- اطمینان از اتصال صحیح و سرعت مناسب اینترنت
- داشتن بیان و رفتاری مناسب با مخاطبان
- قرار گرفتن در محیطی به دور از حواس پرتی
- اطلاع رسانی مناسب به مخاطبان خود برای حضوری به موقع
- برنامه ریزی زمانی برای ارائه مطالب
- سروقت شروع کنید و به موقع به اتمام برسانید
مزایای کنفرانس ویدئویی
از مزایای برگزاری کنفرانس به صورت مجازی میتوان به کم شدن هزینه های بلند مدت اشاره کرد. کنفرانس های حضوری شمال هزینه هایی مانند پذیرایی، نظافت محل برگزاری، هزینه رفت و آمد و … نام برد که در طولانی مدت هزینه ی گزافی را برای شما خواهند داشت.
از دیگر مزایای کنفرانس های ویدئویی عدم نیاز به محیطی خاص در زمانی خاص برای برگزاری کنفرانس است. ایجاد هماهنگی بین افراد شرکت کننده برای حضوری به موقع در محل یرگزاری، که ممکن است به طور مثال شرایط آب و هوایی این امکان را ندهد، دشوار است. در یک هوای برفی یا در گرما و سرما، یک کنفرانس مجازی بسیار مناسب تر از یک کنفرانس حضوری است.
معایب کنفرانس ویدئویی
گرچه مزایای کنفرانس ویدئویی بر همگان پوسیده نیست ولی باید واقع بین باشیم و معایب آن را هم بررسی کنیم.
از معایب یک کنفرانس ویدئویی میتوان گفت اختلال در مسائل فنی که بسیار برای برگزارکننده و شرکت کننده میتواند آزار دهنده باشد و استرس و فشاری را به دو طرف وارد کند.
از دیگر معایبی که میتواند داشته باشد گران بودن تجهیزات و زیرساخت ها در ابتدای راه. البته باید در نظر داشته باشیم که با داشتن یک تجهیزات خوب در طولانی مدت موجب کاهش هزینه ها هم خواهد شد.
علت اهمیت این مساله در این است که در صورت بروز مشکل در جمع تعداد زیادی از افراد که به صورت حضوری یا غیر حضوری در کنفرانس شرکت کرده اند، بروز نقص می تواند به منزله ضعف و حرفه ای نبودن برگزارکنندگان ایونت تلقی شود.
یکی از راه های افزایش اثربخشی کنفرانس
استفاده از محتوا های ویدیویی در برگزاری کنفرانس ها، میزان اثربخشی کنفرانس بر مخاطب را به مراتب افزایش خواهد داد.حال اگر این محتوا های ویدیویی با چاشنی خلاقیت همراه شود، اثربخشی کنفرانس را به میزان چشمگیری افزایش خواهد داد.یکی از انواع محتوا های ویدیویی که در آن خلاقیت جزو ارکان اصلی طراحی و تولید محسوب می شود، موشن گرافیک و تیزر تبلیغاتی است که می توانید از آن در برگزاری کنفرانس خود استفاده کنید.
شما میتوانید به صفحه ی ویدئو مپینگ ما سر بزنید و انواع ویدئو مپینگ هایی کهتوسط شرکت ما در سراسر کشور طراحی شده است را ببینید.
یک کنفرانس خوب چگونه است؟
یک کنفرانس خوب باید ویژگی‌های متعددی داشته باشد تا بتواند برای شرکت‌کنندگان تجربه‌ای مفید و به‌یادماندنی ایجاد کند. این ویژگی‌ها شامل برنامه‌ریزی مناسب، سخنرانان حرفه‌ای، مدیریت زمان، تعامل و شبکه‌سازی، امکانات فنی و محتوای ارزشمند است.
برقراری ارتباط چشمی با مخاطبان، یکی از مؤثرترین راه‌ها برای ایجاد تعامل و جلب توجه آنهاست. هنگام سخنرانی، نگاه کردن به افرادی که با دقت و علاقه به صحبت‌های شما گوش می‌دهند، میتواند حس اعتمادبه‌نفس و انرژی مثبتی به شما منتقل کند.
به جای خیره شدن به یک نقطه ثابت یا خواندن مداوم از یادداشت‌ها، نگاه خود را در میان حضار بچرخانید تا همه احساس کنند که بخشی از گفتگو هستند. این کار نه‌تنها به افزایش تأثیرگذاری سخنرانی کمک می‌کند، بلکه باعث ارتباط قوی‌تر و پویاتر با مخاطبان میشود.
یک سخنرانی دانشگاهی موفق تنها به فن بیان قوی محدود نمی‌شود؛ بلکه اسلایدهای حرفه‌ای و منظم نیز نقش مهمی در انتقال بهتر مطالب دارند. طراحی اسلایدهای مؤثر کار سختی نیست و با رعایت چند نکته ساده میتوان ارائه‌ای جذاب و حرفه‌ای داشت.
مختصر و مفید بنویسید: اگر تمام اطلاعات را روی اسلاید قرار دهید، دیگر نیازی به حضور شما نخواهد بود! هدف اصلی اسلایدها معرفی نکات کلیدی و استفاده از تصاویر و نمودارها برای درک بهتر مطالب است. بنابراین، متن هر اسلاید نباید از ۴۰ کلمه بیشتر باشد تا تمرکز مخاطب روی صحبت‌های شما باقی بماند.
همه جلوه‌های تصویری پاورپوینت مناسب ارائه‌های حرفه‌ای نیستند. برای مخاطبان بزرگسال، بهتر است فقط در حد تأکید بر نکات مهم از افکت‌ها استفاده کنید. انیمیشن‌های زیاد و حرکت‌های مداوم روی صفحه می‌توانند تمرکز مخاطب را از بین ببرند.
رنگ متن، پس‌زمینه و تیترها را با دقت انتخاب کنید تا خوانایی و زیبایی بصری حفظ شود. به جای استفاده از تم‌های پیش‌فرض پاورپوینت، در اینترنت جستجو کنید و تمپلیت‌های حرفه‌ای مرتبط با موضوع خود را دانلود کنید.
کنفرانس چگوﻧه اﺳت؟
برای بسیاری از ما پیش آمده است که در یک جلسه سخنرانی یا کنفرانس حضور داشته باشیم و ممکن است حتی با وجود حواس‌پرتی، سعی کنیم نشان دهیم که به صحبت‌ها توجه می‌کنیم. در این بخش، می‌خواهیم به شما تکنیک‌های منحصر به فردی ارائه دهیم تا مخاطبان با اشتیاق به گوش دادن به شما بپردازند و هرگز شما را از یاد نبرند. بنابراین، به اصلی‌ترین بخش مقاله که کنفرانس چیست و وﯾژگی ھﺎی آن، توجه کنید.
ایجاد ارتباط با حضار:
بهترین راه برای جذب مخاطبان، اشتراک ایده‌ها با آنهاست. سوالات متنوعی بپرسید و آنها را به پاسخ دادن ترغیب کنید. حتی اگر جوابی دریافت نکردید، ناامید نشوید و سعی کنید سوالات متنوع‌تری بپرسید. همچنین میتوانید از مخاطبان خواسته شود تا تجربیات خود را درباره موضوع به اشتراک بگذارند. از بازی‌ها و تمرینات مختلف هم برای جلب توجه استفاده کنید.
بهره‌گیری از تکنولوژی هوشمند:
از پاورپوینت‌های زیبا و مناسب با تصاویر کاربردی استفاده کنید. حتی البته توجه داشته باشید که اسلایدها حاوی متن زیاد یا تصاویر زیاد نباشند؛ زیرا این موارد ممکن است مخاطبان را خسته و عصبی کنند.
اهمیت خنده و شوخی:
این عنصر به تنهایی میتواند جذابیت و موفقیت یک سخنرانی را افزایش دهد. خنده و شوخی مخاطبان را به خود جذب می‌کند و احتمال تأثیرگذاری و متقاعدسازی آنها را افزایش می‌دهد. از اغراق در مورد مسائل مختلف نیز میتوانید استفاده کنید.
مراعات از مغز:
ذهن انسان‌ها پس از مدت زمانی فعالیت، خسته میشود و نیاز به استراحت دارد. اگر سخنرانی طولانی دارید، به مخاطبان فرصت استراحت و تجزیه و تحلیل اطلاعات را بدهید. میتوانید از تغییر مکان یا فعالیت‌های تفریحی استفاده کنید.
تسلط بر موضوع:
حتماً از قبل بر روی موضوع سخنرانی تسلط کامل داشته باشید. این تسلط میزان اعتماد به نفس شما را افزایش می‌دهد. پیش از اجرا، چندین بار سخنرانی خود را در ذهن و در محیط واقعی تمرین کنید.
با این روش‌ها، میتوانید یک کنفرانس جذاب و متفاوت ارائه دهید که مخاطبان خود را به شگفت‌زدگی بیاورید و از حضور شما به یاد بمانند.
توصیه می کنم حتما به مقاله ی ۶ راه کسب درآمد با تولید محتوای ویدیویی سر بزنید.
خلاصه بحث کنفرانس چیست و ویژگی های آن
آژانس دیجیتال مارکتینگ رسانتو در این مقاله ی مربوط به کنفرانس، در ابتدای امر به سوال کنفرانس چیست پاسخ دادیم، ریشه ی این کلمه را پیدا کردیم و تعریفی دقیق از آن ارائه دادیم. سپس به دنبال برگزاری کنفرانس و ویژگی های یک کنفرانس خوب پرداختیم و موارد زیادی را مطرح کردیم تا شما به بهترین نحو ممکن کنفرانس خود را برگزار کنید و تجربه ی خیلی خوبی را در حوزه تولید محتوای ویدیویی مانند ساخت موشن گرافیک را با رسانتو داشته باشید.
